+ Hậu quả bạn phải gánh chịu khi không hoàn thành một
việc bất kì; hoặc kết quả, lợi ích mà bạn thu được khi hoàn thành việc đó (kết
quả này có thể gắn vào mục tiêu kiếm tiền hoặc các mục tiêu dài hạn khác trong
cuộc sống).
+ Đi hỏi những người có khả năng ấn định một việc nào
đó là quan trọng với bản thân mình. Ví dụ như sếp trực tiếp trong công ty.
+ Xác định xem việc nào gần tới deadline thì việc đó
là quan trọng cần giải quyết trước.
Còn một cách khác là dựa trên tiềm thức.
Đầu tiên, bạn hãy tự thiết lập cho mình một mục tiêu
trong cuộc sống hoặc trong công việc. Sau đó, hãy suy nghĩ về nó thật nhiều, ở
khắp mọi nơi có thể, cho đến khi có thể dễ dàng "nhớ đến" mục tiêu
này. Đấy là khi bạn đã đưa được mục tiêu vào trong tiềm thức.
Mục tiêu này có thể là được tăng lương gấp 3 vào cuối
năm; mua được căn nhà 2 tỷ sau 5 năm; mua được chiếc xe hơi 700 triệu sau 6
tháng; lên được đai đen Taekwondo sau 5 tháng v.v... Và luôn luôn nhớ rằng một
mục tiêu đúng phải thỏa mãn 3 yếu tố : trong một thời gian hữu hạn (có mốc thời
gian); cụ thể đo lường được và đừng phi thực tế.
Trong thực tế, bạn có thể đi hỏi 10 người và sẽ có tới
9 người không thể trả lời được câu hỏi "Mục tiêu trong cuộc sống của tôi
là...". Hoặc giả, nếu có trả lời được thì sau 2 tiếng nói qua chuyện khác,
bạn lặp lại cùng câu hỏi đấy, họ sẽ cho bạn một câu trả lời hoàn toàn khác. Đó
là một mục tiêu chưa có trong tiềm thức.
Nhiệm vụ của bạn rất đơn giản, là đưa được mục tiêu
vào trong tiềm thức, để bất cứ ai đặt câu hỏi tương tự, bạn có thể trả lời được
NGAY và KHÔNG THAY ĐỔI vào bất cứ thời điểm nào được hỏi. Rất đơn giản phải
không?
Tiềm thức tạo nên Ý thức,
và Ý thức tạo nên Hành động.
Cho nên vào buổi sáng mỗi ngày, hoặc mỗi cuối tuần,
khi bạn ngồi lên danh sách các công việc cần thực hiện. Hãy thành thật trả lời
câu hỏi, nếu bây giờ chỉ được chọn 1 công việc duy nhất, bạn sẽ chọn việc nào?
Và đừng suy nghĩ nhiều, hãy lựa chọn theo cảm tính. Khi ấy, khoảng thời gian
quá ngắn để ý thức có thể suy tính thiệt hơn, thì tiềm thức của bạn sẽ
"lên tiếng" và giúp bạn lựa chọ được công việc THỰC SỰ quan trọng nhất
CHO MỤC TIÊU ĐƯỢC LƯU GIỮ TRONG NÃO bạn (chứ chưa chắc đã là công việc quan trọng
nhất ở thời điểm ngắn hạn hiện nay).
"Loại bỏ" công việc vừa được chọn ra ngoài,
và lặp lại hai lần nữa, bạn sẽ "nhặt" ra được 3 công việc quan trọng
nhất, theo thứ tự từ trên xuống dưới. Tất cả các việc còn lại trong danh sách,
là những việc không quan trọng.
Sau đó, vẽ 2 đường thẳng cắt nhau vuông góc lên mặt giấy,
giống như cách các bạn vẽ đồ thị với hai trục tung hoành, chúng ta có 1 cái
"bánh chưng" gồm 4 miếng. Theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua
phải, gán cho nó các nhãn là "Rất quan trọng, rất cấp bách", "Rất
quan trọng, không cấp bách", "Không quan trọng, rất cấp bách" và
"Không quan trọng, không cấp bách".
Dựa theo tầm quan trọng và deadline cụ thể của từng
công việc, bạn sẽ sắp xếp được toàn bộ các đầu việc hiện có vào 4 ô này. Trong
đó, 3 việc quan trọng nhất sẽ chỉ có thể rơi vào ô số 1 (rất quan trọng, rất cấp
bách) hoặc số 2 (rất quan trọng, không cấp bách).
Đa phần chúng ta chọn các việc ở ô số 1 để làm trước
nhất. Nhưng đó là một LỰA CHỌN TỒI!
Xét trên góc độ cảm quan, bạn có thể dễ dàng chứng
minh điều đấy. Tại vì hầu hết mọi người nghĩ rằng việc gì "rất quan trọng,
và rất cấp bách" thì phải xử lý đầu tiên. TẤT CẢ mọi người đều nghĩ và làm
theo như thế. Và TẤT CẢ mọi người đều không quản lý được thời gian. Như vậy, đó
không phải là một lựa chọn đúng đắn.
Xét trên góc độ lý tính và phân tích, các công việc rất
quan trọng và rất cấp bách, nếu được làm đầu tiên thì bạn sẽ đẩy bạn vào 2 trường
hợp. Hoặc bạn làm mau chóng cho xong, thì kết quả sẽ rất tệ hoặc sẽ có hậu quả
ngay sau đó. Hoặc bạn bỏ thời gian làm tỉ mẩn để ra kết quả hoàn toàn mĩ mãn.
Thì ngay sau khi bạn kết thúc việc này, tất cả những việc ở ô số 2 (rất quan trọng,
không cấp bách) đã trở nên... vô cùng cấp bách và sẽ tự động "nhẩy"
qua ô số 1. Và thế là bạn sẽ bị cuốn vào một dòng xoáy công việc không thể dứt
ra. Việc này chưa xong, việc khác đã tới. Bạn sẽ bị "cầm tù" mãi mãi
không thể dứt ra được.
Cho đến một ngày...bạn đọc được bài viết này, và biết
rằng cách làm đúng đắn là chọn những công việc ở ô số 2 - Rất quan trọng, không
cấp bách, để làm trước nhất! Bởi vì, bạn sẽ có đủ thời gian và không bị áp lực
lớn khi giải quyết các việc này. Bạn cũng biết rằng, sau khi giải quyết xong
các việc ở ô số 2, bạn sẽ không bị các việc quan trọng khác "dồn toa"
lên nữa.
Với các công việc tồn đọng ở ô số 1, bạn có 2 cách để
giải quyết:
1) Xin gia hạn thời gian, để biến nó thành không cấp
bách, và có thể nhét vào ô số 2.
2) Dũng cảm bỏ luôn. Và sẵn sàng gánh chịu hậu quả của
việc đó, một lần duy nhất trong đời. Vì bạn biết rằng cái gì cũng có giá của
nó. Để tự giải thoát mình ra khỏi dòng xoáy công việc bao nhiêu năm qua, bạn cần
một sự hy sinh.
Các công việc ở ô "Không quan trọng, rất cấp
bách" thì bạn có thể giao việc cho cộng sự hoặc thuê người khác làm dùm với
chi phí hợp lý. Ví dụ như thay vì đích thân ra bưu điện gửi một món đồ, hãy
thuê bác xe ôm dưới nhà làm việc đó. Vì thời gian của bạn đáng giá hơn thế gấp
vạn lần. Nghe có vẻ lạ lẫm với bạn đúng không?
Các công việc ở ô "Không quan trọng, không cấp
bách" thường có số lượng rất nhiều. Và hãy quên nó đi. Đừng bao giờ động tới.
Bạn sẽ thấy khi lập kế hoạch làm việc mỗi ngày, thì số lượng công việc ở ô này
lại nhiều thêm với số lượng không kiểm soát. Thường sau 1 tuần, cái ô "vô
dụng" này trong bản kế hoạch của mình có số lượng hơn 100 đầu việc. Cứ lâu
lâu lại xóa nó đi một lần Cho vui nhé.
Khi chưa biết cách lập kế hoạch và xác định việc nào
là quan trọng. Các bạn thường có xu hướng dành ra tới 80% thời gian quý giá
trong ngày, trong đời của các bạn để cắm mặt vào làm những việc "vô dụng"
ấy. Và đó là điểm mấu chốt khiến chúng ta có chung 24 tiếng một ngày, nhưng cuộc
đời của mỗi người lại thu nhận những kết quả thật khác nhau!
Phương pháp Cắt Bánh Chưng giúp bạn phân bổ được các
công việc theo 4 dạng và biết phải làm việc nào trước nhất. Phương pháp Búp Bê
Nga, với hình ảnh gỡ búp bê mẹ sẽ nhìn thấy búp bê con, hàm ý nói với bạn rằng phải cam kết KHÔNG ĐƯỢC đụng tới những việc
ít quan trọng hơn, khi công việc quan trọng nhất chưa được hoàn thành. Đó
là nguyên tắc bất di bất dịch trong quản lý thời gian.
Tham khảo : nguyenngoclong.com
0 Comments