Hầu hết mọi người
đều biết đến một nguyên tắc Pareto (còn gọi là nguyên tắc 80/20), được hiểu nôm
na rằng mọi sự vật hiện tượng trên đời đều không tuân theo lý thuyết bình quân
chủ nghĩa, mà chia ra thành những thứ quan trọng (chiếm phần ít – 20%) và không
quan trọng (chiếm phần nhiều – 80%).
Nguyên tắc này
không có kết quả chứng minh tổng quát, mà được “quy nạp” từ một vài trường hợp
cụ thể bằng phương pháp thống kê. Tuy nhiên, nhiều người trên thế giới đã nhanh
chóng kiểm nghiệm vào các tình huống cá nhân của họ và thấy rằng Nguyên tắc
80/20 lúc nào cũng đúng. Vậy nên các bạn cứ yên tâm áp dụng!
Nếu trong tủ đồ
của bạn có 10 bộ quần áo, sẽ có 2 bộ mà bạn thường xuyên mặc nhất, bạn cảm thấy
đẹp nhất, thích thú và yêu quý nhất. Tương tự, nếu có 5 đôi giày, sẽ chỉ có 1
đôi bạn đi nhiều nhất. Có 3 trên tổng số 15 cái dây nịt (thắt lưng) bạn thường
xuyên dùng nhất. Có 20 khách hàng quan trọng nhất, mang lại doanh thu gấp nhiều
lần 80 khách hàng còn lại trên tổng số 100 khách hàng mà bạn đang phục vụ.
Nếu đang đi làm
việc, các bạn sẽ phải thường xuyên giao tiếp qua email. Mọi thứ quan trọng nhất
với bạn dường như đều nằm trong inbox. Cho nên mình hay lấy ví dụ về nguyên tắc
80/20 qua trường hợp cụ thể về một inbox gọn gàng, sạch sẽ.
Hãy tưởng tượng,
mỗi ngày bạn nhận được vài trăm email (cả công việc lẫn không công việc). Bạn
thì không có nhiều thời gian để trả lời toàn bộ nên ngày qua ngày, khối lượng
email tích tụ và đạt con số 16.000 – thật khủng khiếp. Bạn muốn giải quyết hết
đống email – công việc kia đi nhưng mọi thứ đã trở nên vô vọng. Từ giây phút đó
– cho đến hết cuộc đời – bạn chính thức trở thành nô lệ cho inbox mà tự tay bạn
đã lập ra.
Cách duy nhất để
ngay lập tức cho đống email kia biến mất hết là… xóa chúng đi. Chỉ qua 5 thao
tác vô cùng đơn giản (nếu sử dụng Gmail) là
1- Click chọn nút
đánh dấu toàn bộ ở trang màn hình hiện tại;
2- Click liên kết
chọn đánh dấu toàn bộ các email trong inbox;
3- Click biểu
tượng thùng rác để xóa trắng
4- Click chuyển
qua thư mục “Trash – thùng rác”
5- Click liên kết
“Empty trash now – Xóa vĩnh viễn thùng rác ngay lập tức”
Vậy là toàn bộ
16.000 emails của bạn đã một đi không trở lại. Inbox của bạn đã thơm tho, sạch
sẽ. Những chuỗi ngày kinh hoàng vì hàng tá email ngập lụt đã chấm dứt. Cuộc đời
của bạn đã sang trang mới. Hãy sắp xếp lại mọi việc từ sau thao tác đấy.
Và lâu lâu, lại
thi triển võ công “5 click chuột thần thánh” ấy thêm một phát!
Hãy dũng cảm
lên, đừng sợ rằng bạn đã xóa mất một đống email công việc. Bởi vì nguyên tắc
80/20 giúp bạn biết rằng trong số 16.000 emails, chỉ có 20% = 3200 emails “thật”,
còn lại sẽ là thư rác và quảng cáo. Trong 3200 emails “thật”, chỉ có 20% = 640
emails công việc. Trong 640 emails công việc, chỉ có 20% = 128 emails quan trọng.
Trong 128 email quan trọng, chỉ có 20% = 26 emails cần thiết phải trả lời.
Thậm chí, nếu
phân tích tiếp, bạn sẽ thấy rằng trong 26 emails phải trả lời, sẽ chỉ có 20% =
5 emails phải trả lời ngay.
Vậy bạn có nhớ
được nội dung của 5 emails phải trả lời ngay đó không? Nếu nhớ, hãy tự viết
email mới để trả lời ngay. Còn nếu thậm chí bạn còn không nhớ nổi nội dung, địa
chỉ người cần gửi thì chứng tỏ email đó hoàn toàn không quan trọng như bạn tưởng!
Bỏ qua 5 emails
quan trọng nhất và phải trả lời ngay đi, còn 26-25=21 emails cũng quan trọng và
cần thiết phải trả lời, nhưng không gấp. Hãy cứ để đấy, chủ nhân của nó sẽ gọi
điện hoặc gửi lại email để nhắc nhở nếu sau 1-2 ngày không thấy bạn liên lạc lại.
Khi đó hãy nói với họ rằng bạn đã lỡ tay – bấm nhầm nút – hay sao đó và làm mất
email cũ, và nhờ họ forward lại.
Tức là bạn đã
có thể giải quyết công việc của 16.000 emails chỉ sau 5 click chuột. Quá dễ, mà
chẳng phải chịu hậu quả gì! Nên nhớ, email chỉ là phương tiện, không phải là cẩu
đầu trảm để quyết định sự sống – chết của tất cả chúng ta.
Vấn đề quan trọng
nhất ở đây là cần dũng cảm. Dũng cảm để DÁM LÀM như vậy. Dám loại bỏ đi 80% những
thứ là vô giá trị, không quan trọng để tập trung thời gian vào giải quyết 20%
quan trọng nhất.
Để tiếp thêm sức
mạnh cho hành động đó, hãy thử tưởng tượng ra các tình huống sau đây:
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu chẳng may bị quên mật khẩu và không thể làm sao để nhớ ra hay khôi phục
lại?
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu bị ai đó hack mất mật khẩu và bị chiếm mất email?
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu sáng mai ngủ dậy, Google thông báo họ đã bị lỗi trong hệ thống và tất
cả email của khách hàng bị xóa trắng không thể phục hồi?
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy đó bị
virus “ăn” hết dữ liệu, email?
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy này bị hỏng
đột ngột không thể phục hồi?
– Bạn có treo cổ
tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy này bị cướp?
Và cuối cùng, sếp
hay đối tác của bạn có trách móc nếu bạn bị mất email do vô tình rơi vào một
trong các trường hợp hi hữu đó? Nếu chẳng ai trách móc bạn, và bạn cũng không
tiếc đống email đó đến mức phải treo cổ lên quạt trần tự tử thì hãy “mắt nhắm mắt
mở” xóa 16.000 emails đang hành hạ bạn ngay lập tức.
Ngồi trước một inbox
trắng trơn, bắt đầu lại mọi thứ, tận hưởng cảm giác nhẹ nhàng, thư thái và tràn
đầy năng lượng. Đó là món quà vô giá dành tặng cho người dũng cảm. Và luôn nhớ
rằng, mọi thứ xung quanh bạn luôn chỉ có 20% quan trọng nhất.
Hãy yên tâm, bạn
sẽ làm chủ được kỹ năng quản lý thời gian khi biết cách tìm ra chính xác đâu là
những thứ rơi vào nhóm 20% quan trọng nhất bằng Phương pháp Búp bê Nga và
Phương pháp Cắt Bánh Chưng mà mình sẽ chia sẻ ở các bài viết trong thời gian tới.
Đừng quên share
bài viết này về wall của bạn như một món quà tặng bạn bè trong friend list. Và
NẾU là một người dũng cảm hay thậm chí chỉ cần có MÁU LIỀU để thực hiện như hướng
dẫn, hãy chụp hình Inbox trắng tinh của bạn và gửi vào comments để “khoe thành
tích”. Chúc các bạn thành công!
Nguồn : nguyenngoclong.com
0 Comments